爱因斯坦说，万事万物都应尽可能简单，直到无法简化为止。智能的产品一定是简单的，越系统的东西越简单，越有智慧的东西越简单，将简单的智慧产品体验呈现给用户，是一种成功。而智慧档案馆的智慧就是化繁为简，以简驭繁。
智慧档案馆是采用物联网、云计算等新技术智能管理多元化档案资源、具有感知和处置档案信息能力并提供档案信息泛在服务的档案馆模式。主要包含了智慧档案管理平台，RFID实体档案管理系统，智能密集架、盘点车、门禁等设备，库房环境控制系统以及设备等，能够实现对档案实体以及档案环境的高度自动化和智能化管理。
在智慧档案馆中，简单是非常自然而然的事情，而这背后凝聚的是智慧的结晶。就用户体验角度来看，用户可以随时随地通过智慧档案馆的档案信息服务系统检索、咨询、获取相关档案。
智慧档案馆是基于“物联网”“云计算”等新技术构建的智能管理多元化档案资源、具有感知与处置档案信息能力并提供档案信息泛在服务的新型虚拟档案馆。
智慧档案馆的管理对象为多元化的档案资源。多元化的档案资源包括馆藏传统档案和新型档案的内容信息与载体信息，如原生的电子档案、档案数字化成果、档案目录数据库、档案载体信息库等，以及档案馆采取各类技术手段管理档案资源的管理信息，如档案馆楼宇智慧管理信息等。其中，仅涉及一类信息的智慧档案馆，我们可以称之为狭义智慧档案馆，涉及全部信息的档案馆则可称为广义智慧档案馆。
智慧档案馆建立的关键点
资源多元。档案资源是智慧档案馆的信息基础。智慧档案馆的信息资源主要由以下内容构成：由原生电子档案、档案数字化成果、经济社会运行及管理信息的归档数据库等构成的档案内容信息资源，由档案目录、档案索引等构成的档案管理信息资源，基于RFID（射频识别）技术的档案实体信息资源，由媒体信息、网站信息、非物质文化信息等构成的城乡记忆资源，由用户信息、档案利用信息、档案数据挖掘信息等构成的档案应用信息资源，由供电信息、温湿度信息、安保信息等构成的档案馆楼宇管理信息资源。这些资源既可以让用户感知和获取档案内容信息，满足利用需求；也可以让管理者感知和获取档案管理信息，协同处理档案业务工作。