导热油加热系统的设计及安装应严格执行国家有关部门制定的热油炉设计规程，以保证加热系统的安全运行。
导热油加热系统的日常操作应严格执行国家有关部门制定的有机热载体炉安全技术监察规程，随时监测加热系统中导热油的温度和流速等参数的变化趋势。
在实际使用中，加热炉出口处的平均温度应较导热油的使用温度至少低20℃。
开式系统的膨胀槽中导热油的温度应低于60℃, 温度不要超过180℃。
液相导热油较高使用温度从280-350℃，根据设计的较高出口油温做相应的选择，如果在北方寒冷地区使用，应选择低温流动性好的导热油，以便于设备的启动；在对危险物品有严格要求的场所使用，则应考虑选用安全性好，闪点和燃点更加高的产品。由于导热油的使用周期长达5-10年，需要每年不间断监测和补充新油，并且不同类型的导热油是不可以混合使用的。导热油加热机组是一种新型环保的热能转换设备，以电力为能源，通过电热元件将电能转换成热能。若是向油品经销商购买，如果该经销商今后不再经销该产品了，则会导致没有后续服务；
选用的导热油质量有问题，或者热稳定性与工艺条件不符，与锅炉设计要求不匹配。导热油根据使用温度划分牌号，其中矿物型导热油主要有L-QB280、L-QB300和L-QC320三个牌号，其使用温度分别为280℃、300℃和320℃。在系统运行时，炉管内实际液膜温度超过导热油的较高允许液膜温度，造成油的分解、聚合，提前劣化变质，残碳、黏度、酸值等指标大大超标，其不溶性碳粒沉积于锅炉受热面管壁上导致结焦、积碳、造成金属过热超温或使密封件损坏而导致泄漏，遇到明火引发着火。
导热油锅炉产生积碳和结焦的原因：
（1）导热油锅炉积碳：导热油在加热过程中易被氧化，高温下油品的酸值增大，运动粘度逐渐增加，滞留时间加长，因此会发生裂解和热缩聚反应。5mgKOH/g、闪点变化率不大于20%、粘度变化率不大于15%）时，应考虑添加部分新油或全部换油。裂解后产生小分子，在同样温度下挥发，热缩聚反应产生高分子产物，从而使油品粘度增大，使管道设备内部生成积碳。
（2）导热油锅炉结焦：导热油锅炉导热油传递热能的同时产生胶质，胶质附着在内壁，容易形成结焦，另外若有空气进入，容易产生降解和聚合反应，形成的高沸物在导热油中的溶解度达到饱和状态，从而形成结焦，操作温度超过导热油本身的设计温度，腐浊物和杂质的污染都会使管内壁形成结焦。经对以上结焦的形成过程进行分析发现，导热油氧化安定性和热稳定性的高低与结焦速度和数量密不可分。